Zasady korespondencji biznesowej przez e-mail. List firmowy: próbka. Jak wysłać wiadomość e-mail przez e-mail

W ciągu ostatnich dziesięcioleci korespondencja biznesowaDzięki e-mail zyskał ogromną popularność i stał się jednym z głównych sposobów komunikacji biznesowej. Dzisiaj trudno jest znaleźć taką osobę, która nie użyłaby poczty elektronicznej w praktyce komunikacji interpersonalnej. Mimo to wiele osób zastanawia się dzisiaj: jak wysłać wiadomość e-mail, aby przestrzegać wszystkich zasad? Jak kształtować dobre wrażenie nadawcy za pomocą właściwego pisma?

W tym artykule opisano przepisy biznesowe.korespondencja e-mailowa i praktyczne porady przedstawione w artykule pomogą Ci nauczyć się prawidłowej komunikacji biznesowej podczas tworzenia wiadomości e-mail.

Wiele z nich rozpoczyna dzień pracysprawdź skrzynkę na nowe wiadomości. Niestety, pomimo powszechności tej metody wymiany informacji, wielu nie wie, jak właściwie posługiwać się językiem korespondencji biznesowej, traktując e-maile jako nieformalny sposób komunikacji.

Ze względu na szybkość dostarczania poczty e-mailmail upraszcza wymianę ważnych oficjalnych dokumentów, formularzy, oświadczeń, ale nawet tutaj ludzie popełniają błędy podczas wysyłania listów. Często zdarza się, że podczas redagowania e-maila przy wymianie jakichkolwiek plików, adresaci z jakiegoś powodu nie stanowią towarzyszących esejów i nie wchodzą w tematy, które mogą komplikować pracę adresatów. Celem tego artykułu jest odpowiedź na pytanie: jak wysłać wiadomość e-mail i przestrzegać wszystkich zasad pisemnej korespondencji służbowej za pośrednictwem poczty e-mail?

Podczas tworzenia wiadomości e-mail wszystkie wypełnione pola muszą zostać wypełnione.

Reguły biznesowe e-mailzobowiązać nadawcę listu do wypełnienia wszystkich pól podanych w wiadomości e-mail, takich jak adres i nazwisko odbiorcy oraz nadawca listu. Konieczne jest opisanie tematu, który krótko opisuje istotę wysyłanego listu. Bardzo często los wysłanego listu i szybkość rozwiązania problemu w nim zawartego zależą od poprawnie opisanego tematu. Biznesowa wiadomość e-mail powinna zaczynać się od powitania - jest to łatwe okazanie szacunku dla odbiorcy jest bardzo ważne, gdy korespondujesz. Po powitaniu powinien nastąpić tekst, który nazywa się "treścią listu", a na końcu podpis jest pozostawiony, na przykład: "Z poważaniem, Piotrow Piotr Iwanowicz".

Pozdrowienia w korespondencji biznesowej

W tym momencie warto jeszcze bardziej się ostrzyćuwaga, ponieważ gest szacunku jest bardzo ważny w każdym aspekcie komunikacji biznesowej. Najlepszym powitalnym zwrotem jest "dzień dobry" lub "dzień dobry". Prowadzenie korespondencji biznesowej drogą e-mailową ogranicza nadawcę do używania zwrotów "Dobry wieczór" lub "Dzień dobry", ponieważ odbiorca może przeczytać ten list znacznie później niż jego odbiorca. Nie jest również właściwe używanie potocznych wyrażeń używanych w nieformalnej komunikacji w pozdrowieniu.

Po słowie lub frazie pozdrowieniapowinien skontaktować się z odbiorcą po imieniu i patronimii, a jeśli nazwisko nie jest znane nadawcy, możesz pominąć ten punkt. Po słowie powitalnym możesz przejść do stwierdzenia celu listu.

Załączone pliki w korespondencji biznesowej e-mail

Jeśli głównym celem listu jest nie tylkopisząc narrację i stwierdzenie istoty pytania, ale wysyłając plik, lepiej jest dołączyć wysłany obiekt jako pierwszy. Często zdarza się, że wielu nadawców, ze względu na niedbalstwo, stwierdzając treść pytania w tekście listu, zapomina o załączeniu koniecznego załącznika. Takie zaniedbanie może negatywnie wpłynąć na reputację biznesową nadawcy listu służbowego.

Adres e-mail musi być rozpoznawalny i zwięzły

Email Business Ruleszobowiązać nadawcę do posiadania rozpoznawalnej nazwy elektronicznej, która musi zawierać prawidłowe informacje o nazwie nadawcy. Oficjalne pisma i odwołania wyglądają bardzo nie lakonicznie i głupio, gdy adres e-mail zawiera nieformalne wyrażenia lub słowa, na przykład adres e-mail „limon_petya”. Dla osoby dorosłej wygląda to bardzo niegodnie. W przypadku korespondencji biznesowej lepiej jest utworzyć osobny e-mail i postępować zgodnie z etykietą korespondencji biznesowej pocztą elektroniczną.

Używanie funkcji szybkiej odpowiedzi (odpowiedzi) do odpowiedzi na wcześniej otrzymane litery

Odpowiedź funkcji lub odpowiedź (w skrócieopcja wygląda na Re :) pomaga użytkownikowi w szybki sposób odpowiedzieć na wcześniej wysłane wiadomości od nadawcy. Ta funkcja ma również uniwersalną możliwość odczytania poprzedniej korespondencji z rozmówcą na dany temat. Jednak zasady korespondencji biznesowej za pośrednictwem poczty elektronicznej zobowiązują nadawcę do zmiany nazwy przedmiotu listu biznesowego, jeśli podczas korespondencji dyskusja ulegnie zmianie.

Przed wysłaniem listu biznesowego przeczytaj błędy ortograficzne i interpunkcyjne.

E-mail ułatwia udostępnianie informacji, alew korespondencji biznesowej nie lekceważ zasad języka rosyjskiego, ponieważ niedbale popełniony błąd może wpłynąć na autorytet nadawcy. Zanim wyślesz list, powinieneś przejrzeć tekst kilka razy i uważnie sprawdzić, czy nie ma błędów przesunięcia i interpunkcji. Wielu klientów poczty e-mail ma funkcję sprawdzania pisowni, więc należy zwrócić uwagę na słowa podkreślone czerwoną linią. Jeśli masz wątpliwości co do poprawności pisowni, powinieneś skontaktować się z Internetem w celu uzyskania pomocy lub sprawdzenia pisowni za pomocą słownika pisowni.

Pole adresata musi być wypełnione jako ostatnie.

Aby uniknąć wysyłania niedokończonych lubNieedytowane listy powinny zawierać adres odbiorcy listu biznesowego w ostatniej chwili przed wysłaniem. Ta zasada jest również zawarta w podstawach wysyłania e-maili biznesowych. Zdarza się, że podczas wypełniania pola adresata e-mail może sugerować listę dotychczasowych odbiorców, w tym miejscu należy również zwrócić uwagę, aby nie omyłkowo wysłać skompilowanego listu biznesowego do odbiorcy zewnętrznego.

Strukturyzacja listu biznesowego

Obowiązują reguły struktury tekstunie tylko na nośniki papieru, ale także na zasady korespondencji biznesowej przez e-mail. Odbiorca nie zawsze jest w stanie odczytać duże ilości liter tekstowych na ekranie monitora. Aby uprościć ten punkt, tekst powinien być podzielony na spójnie uformowane małe akapity i nie należy zezwalać na skomplikowane zdania w pisaniu listów biznesowych. Optymalna długość jednego zdania w liście biznesowym nie powinna przekraczać piętnastu słów.

Istotę listu służbowego należy zasadniczo podać

Oprócz tematu listu biznesowego odbiorcapowinien być zainteresowany i jasno sformułować pierwsze i drugie zdanie głównego tekstu. Zadaniem nadawcy jest określenie na początku litery istoty problemu lub pytania, na które zwraca się do odbiorcy. Pierwsze zdanie powinno wskazywać cel, w jakim wysyłany jest list biznesowy. Przykład: „Informujemy, że warunki zobowiązania wynikające z umowy nr 45 z dnia 02.01.2017 r.„ O dostawach materiałów sypkich ”dobiegają końca. Aby przedłużyć umowę, należy przesłać drugi zestaw dokumentów. ” Dzięki wyznaczonemu celowi odbiorca ma możliwość wniknięcia w główną ideę listu biznesowego. Jeśli tekst litery jest zbyt duży, lepiej jest użyć funkcji załącznika obiektu jako załącznika w postaci dokumentu tekstowego, ale jednocześnie należy pozostawić towarzyszący esej w polu tekstowym, które obejmuje list biznesowy. Przykład: „Wysyłamy do recenzji elektroniczną kopię listu Mac-Stroy LLC. Prosimy o poinformowanie Państwa o decyzji w sprawie przedłużenia umowy nr 45 z dnia 2 stycznia 2017 r. „O dostawie materiałów sypkich” przed terminem określonym w piśmie.

Na każdy e-mail służbowy należy odpowiedzieć

Istnieją negatywne przykłady biznesowe.korespondencja, gdy odbiorca z jakiegokolwiek powodu ignoruje list służbowy. Czasami mogą zdarzyć się przypadki, w których odpowiedź nie może zostać udzielona z powodu pewnych sytuacji, na przykład czas potrzebny na rozwiązanie problemu może zająć kilka dni lub odbiorca jest w myślach i nie może natychmiast odpowiedzieć na zadane pytanie. W takim przypadku należy na ten temat dodać krótki komentarz, na przykład: „Witaj, Peter Ivanovich. Otrzymałem twój list, ale dziś mam trudności z udzieleniem odpowiedzi, ponieważ muszę skonsultować się z moim przełożonym. Zgłoszę twój problem dyrektorowi generalnemu naszej firmy i podam oficjalną odpowiedź do końca tygodnia. Z poważaniem, Kierownik sprzedaży Belov Ivan Gennadyevich. ”

Warto pamiętać, że jeśli odpowiedź nie zostanie udzielona w ciągu trzech dni roboczych, fakt milczenia odbiorcy listu biznesowego można ocenić jako ignorowanie i odmowę komunikacji z nadawcą.

Podczas przygotowywania listów z odpowiedzią powinieneś odpowiedzieć na wszystkie postawione pytania.

Jeśli list wysłany do odbiorcypytający charakter, a następnie w przygotowaniu listu powinien udzielać odpowiedzi na pytania w kolejności, w jakiej znajduje się w otrzymanym tekście listu biznesowego. Jeśli zadawane są pytania, nadawca ma nadzieję uzyskać konkretne odpowiedzi na nie. Podczas pisania listu odpowiedzi nie powinny być ponumerowane, wystarczy wyrazić myśl w kolejności. Aby odpowiedzieć na wszystkie postawione pytania, musisz najpierw kilkakrotnie przeczytać otrzymany list służbowy, a jeśli jest zbyt wiele pytań, lepiej je zapisać osobno, aby zapobiec pominięciu. Jeśli nie można odpowiedzieć na niektóre zadane pytania, warto zaznaczyć, że w tej chwili z jakiegokolwiek powodu nie można udzielić odpowiedzi.

Nie nadużywaj skrótów, wzorów emocjonalnych i wielkich liter

Istnieją negatywne przykłady biznesowe.korespondencja, gdy nadawcy rozcieńczają ją za pomocą nieformalnych znaków w postaci uśmiechów. Ich użycie jest popularne podczas komunikowania się w sieciach społecznościowych, ale zasady korespondencji biznesowej nie przyjmują takich emocji, ponieważ odbiorca może nie znać ich prawdziwego znaczenia i nie brać ich za niezrozumiały zestaw błędów interpunkcyjnych.

Warto także odmówić pisania tekstu.wielkimi literami. W Internecie zestaw słów pisanych wielkimi literami nazywa się „frazami krzyczącymi”, a częściej takie wyrażenia mają kolor negatywny. Podczas czytania listu e-biznes odbiorca może uznać taką czcionkę negatywnie, co negatywnie wpłynie na postrzeganie znaczenia. Jeśli w liście biznesowym konieczne jest podkreślenie znaczenia każdej chwili, lepiej jest użyć zwrotów wprowadzających, na przykład „Zwracamy uwagę, że należy przedłożyć pakiet dokumentów w celu przedłużenia umowy nie później niż do 10 lutego 2017 r.” Lub „Uwaga: za przedłużenie umowy należy złożyć do 10 lutego 2017 r. ”.

Nie jest konieczne przesyłanie tajnych informacji pocztą elektroniczną

Aby przenieść dane osobowe lub poufneinformacje lepiej porzucić elektroniczne skrzynki pocztowe, ponieważ istnieje zagrożenie przechwycenia informacji przez hakerów do wykorzystania w ich własnych egoistycznych celach. Takie informacje mogą obejmować: numery telefonów, hasła do kart bankowych, osobiste konta bankowe itp. Ważne jest, aby pamiętać, że informacje są przechowywane na serwerze agenta poczty i mogą zostać skradzione w przypadku włamania.

Na końcu listu musi być podpisany przez nadawcę

Jak wspomniano wcześniej, każdy wysłanylist musi zawierać konkretny podpis. Często programiści skrzynki pocztowej wchodzą w funkcję bloku podpisu, w którym można wprowadzić informacje o pozycji, nazwie i numerze telefonu kontaktowego. Następnie ten blok zostanie automatycznie wyświetlony na końcu każdej litery, co ułatwi pisanie. Ważne jest, aby prawidłowo podpisać się, aby odbiorca mógł prawidłowo skontaktować się z nadawcą, odpowiadając na list. Przykład podpisu może wyglądać następująco: „Z poważaniem, szef działu sprzedaży Petrov Nikolai Alexandrovich, +79810000000”.

Wyciągając wnioski, można zauważyć, że w porządkuaby zrozumieć, jak prowadzić korespondencję biznesową za pośrednictwem poczty e-mail, nie musisz opanować dodatkowych i złożonych podstaw. Wystarczy przestrzegać podstawowych zasad etykiety i przestrzegać norm języka rosyjskiego.

</ p>>